Noch ein Artikel über Getting things done.

Alter Kram im neuen Gewand?

Ich versuche gezielt Ordnung in meinen Job und meinen Alltag zu bringen. Vor allem, um dadurch und durch gute Planung den Stressfaktor Nummer Eins zu reduzieren. Lebensordnung, der Einklang zwischen “Job” und “Home” hat zur Zeit offensichtlich im Netz Hochkonjuntur. Auch vor mir macht er nicht halt, begleitet mich aber eigentlich bereits seit Firmengründung wie ein bunter Hund. Einen Namen wie “Getting things done” hatte der kleine Struppi aber bisher gar nicht.

Erstmal Kaffee trinken….

Mein größtes Problem zur Zeit ist, sinnvoll Prioritäten zu setzen. Job, Kunden, Freunde, Familie und Zukunftspläne. All’ das will in Einklang gebracht werden und ich ertappe mich dabei nur allzu oft dabei, dass in neunzig Prozent aller Fälle meine eigene Inkonsistenz Ursache dafür ist, dass Dinge nicht zu einer bestimmten Deadline fertig werden oder unbewusst länger dauern und ich im Nachhinein feststelle:

Das ging jetzt aber doch schneller, als ich dachte. Hätt’ste doch mal früher angefangen, wär’s nur halb soviel Stress geworden.

Da ist was wahres dran. Gutes Beispiel hierfür sind Webprojekte, die durch kleinere, andere Dinge (z.B. eine einfache Änderung an anderen Seiten oder ein kleines Projekt, dass man glaubt ja doch noch mal eben dazwischen schieben zu können) oder einfach die gefährlichen Ablenkungsmanöver

“Bin mal eben zur Apotheke…mal eben Schuhe umtauschen…”

des Alltags einen von Aufgabe A über Aufgabe B zu Aufgabe X bringen, obwohl man A noch gar nicht erledigt hat. Aber auch die unter Webdesignern so oft auftretende “Neugier” für Neues, Unentdecktes ist Produktivitätskiller. Ui, neue Technologie. Kann man die nicht irgendwie einbauen? Und da muss doch unbedingt noch das bestimmte Element mit rein. Kick it! Konzentrier Dich auf das Ziel des Projekts. Wenn’s nicht benötigt wird und nur Deine eigene Spielwiese ist: Lass es gut sein und heb’s Dir für den Abend mit Bier und Keksen auf. Meinen Blogeintrag über GTD wollte ich eigentlich schon heute früh geschrieben haben. Hätte ich’s getan wäre ich heute mit einer entscheidenden Projektphase in der Entwicklung einer Hotspot-Webadministration nicht zu Potte gekommen.

Perfektion nur, wenn Du davon leben kannst.

“Musst Du jetzt wirklich Ruby on Rails perfekt können, um das Projekt fertig zu bekommen oder kannst Du nicht auch erst das Projekt beenden und dann das machen, was Dich interessiert, aber ohne dabei Zeit zum Nachteil des Projekts zu vergeuden?”

Am Ende ist man wesentlich zufriedener, wenn man beides schafft. Eins nach dem anderen und manchmal eben die Kundenaufträge wirklich als diese betrachten und primär das Ziel erreichen. Vielleicht ist hier für viele Medienschaffende das große Problem, Kompromisse einzugehen und langfristig zu denken?

Kann es nicht vielleicht jetzt einmal wirklich egal sein, dass da was nicht 100% perfekt ist?

Mach’s sofort oder lass’ es.

Ich gebe zu, gerade das fällt mir sehr schwer und ist immer, immer wieder einer der häufigsten Produktivitätskiller bei der Entwicklung von Webseiten. Meine Erkenntnis im “Getting things done”-Hype, der zur Zeit kursiert - teils berechtigt, teils penibel übertrieben - ist die, dass man Dinge, die man angefangen hat entweder konsequent durchziehen muss oder gar nicht erst anfängt. Die GTD-Regel “Was Du in 2 Minuten erledigt hast, das erledige sofort” ist hierbei in den letzten Wochen zu einer erstaunlich guten goldenen Regel gewachsen. Und dies ohne auch nur eine Fachliteratur über GTD gelesen zu haben.

Getting things done - Artikel bei Wikipedia

Produktivitätskiller Idee

Auf der Suche nach einer letztlich (nicht nur finanziell) gewinnbringenden Ordnung auf meinem Schreibtisch, in meinem Hirn und meinem Leben habe ich aber auch eines festgestellt: Keine Software der Welt kann den eigenen inneren Schweinehund überwinden.
Das Konzept muss schon von einem selber kommen und ist eine reine Kopfsache. Da hilft an sich kein aufgeräumter Schreibtisch, kein basecamp, kein TRACKS - das ist vor allem Selbstdisziplin. Raus aus den Planen und ab in die Realität - ran an den Job. Nach zwanzig vergleichbaren Seiten, die man sich angeguckt hat, um Ideen zu sammeln, einfach mal loslegen und der eigenen Kreativität wieder freien Lauf lassen. Und beim nächste Mal das ganze direkt schon nach der zweiten Seite. Viele von uns Webdesignern lassen sich von Flut von Eindrücken, von Seiten wie cssdrive, alistapart etc., zu schnell überrollen von Eindrücken und verlieren den Bezug zum Projekt. Es wird gesammelt, geguckt - das will man machen, das will man einbauen. Da eine gute Idee, da eine tolle Sache. Das hätte man so nicht gemacht, das auch anders. Es wird notiert, es werden Ideen gehortet. Statt einfach anzufangen und die Sache zuende zu machen. Schrittchen für Schrittchen.

Software als Produktivitätskiller

Software kann hierbei unterstützen, Ideen für später aufzubeben, Aufgaben einzuteilen und diese Schrittchen nach und nach zu erledigen. Ein tolles Gefühl, wenn am Ende des Tages die zu erledigenden Aufgaben tatsächlich unter “Done” stehen.
Aber hierbei sollte man, wie es mir auch passiert ist, nicht in die Versuchung geraten, mehr Zeit mir der Suche nach einer optimalen technischen Lösung zu verbringen, als tatsächlich Ergebnisse zu produzieren und Projekte zu vollenden.

Ich habe über MindManager, dem teueren, monatlich abgerechneten basecamp, MS Project, MS Business Contact Manager bis hin zu einfachen Textdateien alle Arten von Projektmanagement und “GTD-Listen” durch. Weniger ist auch hier mehr: Hängen geblieben bin ich vorerst auf TRACKS, das ganz Eng am GTD-Prinzip die zu erledigenden “Jobs” in Kontexte einordnet - welchen man wiederum Aufgaben (die auch in Projekten gegliedert werden können) mit Deadline zuordnet. Wie basecamp, aber einen Funken vereinfacht.

Aber solange man dann nicht konsequent Dinge erledigt hilft auch die beste Organisationsoftware nicht. Ein aufgeräumter Schreibtisch und regelmässiges Ausmisten von Papierkram nach dem Schema “Wichtig oder unwichtig? Beschriftete Ablagemappe oder Shredder?” ist aber weiterhin die Mutter eines klar denkenden Kopfes - hier kann ich Manuel nur beipflichten.

Bringt das was?

Vielleicht eine der Grundregeln, Dinge zu erledigen: Du musst es auch fertigbekommen wollen. Für mich ist hier immer wichtig eine Perspektive zu finden, einen Nutzen. Bei allen meinen Aufgaben, gerade den Jobs rund um’s Web, überlege ich bei jedem neuen Arbeitsschritt:

“Willst Du das haben oder will das der Kunde? Hat der davon einen Nutzen oder nur Du?”

Der Aufwand muss im Verhältnis zum Nutzen stehen und muss zum jetzigen Zeitpunkt auch für den Auftrag Sinn machen, einfach ausgedrückt. Fällt die Entscheidung negativ aus landen die Punkte als “spätere Erweiterungen” im Archiv, das gleichgestellt ist mit “Aus dem Kopf” und werden auf unbestimmte Zeit aus der Liste gekickt und nicht selten später einfach gelöscht. Man liest dann drüber und stellt fest:

“Das wollte ich machen? Hätte am Ergebnis nichts geändert. Gut, dass ich’s nicht gemacht hast- vielleicht wäre das Projekt sonst nicht fertig geworden.”

Es gibt nichts schlimmeres als unfertige Projekte, die ihr tristes Projektdasein in Deiner ToDo-Ablage vor sich hindümpeln und von A nach B verlagert werden. Das schwierigste daran, Dinge zu erledigen, ist hierbei aber nicht das zuvorkommende Prioritäten setzen. Es ist eher das temporäre Übergehen eigener Bedürfnisse.

“Das kannst Du später auch noch machen, jetzt ist es wichtig, das hier fertig zu bekommen.”